Ar planuojate savo IT ūkio biudžetą? Kai kas gal taip, bet tik būtinąsias išlaidas tokias kaip licencijų kainas, spausdinimo eksploatacines medžiagas ir panašiai. Bet dauguma smulkių ir vidutinių verslų savo išlaidas IT ūkiui vykdo spontaniškai. Didelės tarptautinės kompanijos savo išlaidas planuojasi. Bet ar tai tikrai tik didžiųjų reikalas?
Per savo praktiką esu matęs tokią situaciją, kai vidutinio dydžio įmonė (~100 kompiuterizuotų darbo vietų (toliau KDV)) kadais gavo Europos finansavimą „atsinaujinti IT ūkį“ ir vienu pirkimu susipirko visą naują įrangą – kompiuterius, serverius, tinklo skirstytuvus, bevielės prieigos taškus, spausdintuvus ir t.t. Smagu, viskas veikia sklandžiai. Praeina metai, jokių investicijų į IT nereikia, viskas pakankamai šviežia. Praeina dar vieneri metai – vis dar viskas „sukasi“ puikiai, investicijos nukreiptos kitur. Dar metai ir užklumpa ekonominis sunkmetis. Reikia taupyti. Metai prabėga „iš inercijos“, jau investicijų kaip ir reikėtų, bet esant tokioms aplinkybėms – galima ir pataupyti. Dar metai, ir dar vieneri… Nejučiomis IT ūkiui sukanka brandūs 10 metai, problemos jau kur nepasisuksi, visiems viskas stringa, „lėtai dirba“, o įmonė vos pradeda bristi iš „duobės“.
– Kokios problemos pas darbuotojus, kodėl jie nuolatos skundžiasi lėtais kompiuteriais, lėtu darbu?
– Nes kompiuteriai seni, laikas atnaujinti.
– Gerai, tai kiek reikia tų kompiuterių atnaujinti?
– Visus…
– Kaip tai visus? Visus 100? Tu žinai kiek tai kainuos?
– Vienas kompiuteris padauginti iš šimto. Lengva.
– Ne, ne, per brangu, reikia ką nors sugalvoti pigiau… gal gali ten ką nors „pakrapštyti“, kad jie veiktų geriau?
– Krapštyta jau buvo prieš 3 metus, dabar jau juos tiesiog reikia keisti naujais. Beje, ir bevielio tinklo skirstytuvus.. Ir serverius… tinklo skirstytuvai dar gali ir pakentėti, bet 2 jau sugedo, likę dirba „ant garbės žodžio“…
Kaip išbristi iš tokios situacijos reiktų skaityti blog‘us rašančius ekonomikos temomis, čia viskas apie IT, ir čia galiu patarti kaip į tokią situaciją „neįbristi“. Viskas turėtų prasidėti nuo išlaidų planavimo – bet kuris verslininkais laisvai atsakytų kiek jis šiemet planuoja išleisti atlyginimams, mokesčiams, patalpoms, draudimams ir t.t., bet retas jų bent apytiksliai pasakytų kiek jie planuoja išleisti IT ūkiui (neskaitant sutartinių įsipareigojimų). O tai padaryti nėra taip jau ir sunku.
Aptarkime minėtą pavyzdį apie įmonę su 100 KDV. Būtų puiku, jei įmonės vadovai nuspręstų, kad mūsų IT ūkis turi būti ne senesnis nei 5 metai. Kad palengvinti ir „išlyginti“ finansinę naštą, išlaidas reiktų pasiskirstyti tolygiai kiekvieniems metams. Reiškia, 100 KDV / 5 metų, gauname, kad kiekvienais metais atnaujiname po 20%, arba lygiai 20 kompiuterių (neskaičiuojant įmonės augimo). Galime eiti dar toliau. Įmonių vadovai mėgsta planuotis ketvirčiais. Jei įmonė neturi pajamų sezoniškumo, reiškia galime išlaidas padalinti į 4 ketvirčius ir tiksliai žinome, kad pirksime po 5 kompiuterius kas ketvirtį. Jei sezoniškumas egzistuoja – išlaidas planuotis pelninguose ketvirčiuose.
Pardavėjai, taip pat ir gamintojo atstovai irgi mėgsta planuotis. Dar labiau mėgsta klientus, kurie mėgsta planuotis. Vieša paslaptis yra „gamintojų palaikymas projekte“, kuris skatina pardavėjus įdirbti ilgalaikius santykius su klientais ir neleidžia skriausti pardavėjų vieni kitiems, kurie gavę konkurentų pasiūlymą ir neįdėję jokio įdirbio, „numetę kelis eurus“ bando „aplošti“. Kitaip tariant, pardavėjas kuris dirba tiesiogiai su klientu, „projektui“ gauna palaikymą iš gamintojo pusės užtikrinantį, kad kiti pardavėjai net ir neuždirbdami nė cento, vis tiek nepasiūlys geresnės kainos. Reiškia, įmonė planuodama savo išlaidas ir dirbdama su savo IT tiekėju VISADA gaus geriausią pasiūlymą rinkoje ir taip tikrai sutaupys 10-15%.
Atskleidžiau Jums paslaptį kaip įsigyjant kompiuterius sutaupyti papildomus 10-15%, bet gausiu priekaištų, kad tokią galimybę turi tik įmonės su 100 ar daugiau KDV. Iš esmės taip, bet – niekas nedraudžia smulkesniems verslams veikti „organizuotoje grupėje“ ir kiekvienam susiplanavus asmeniškai, pateikti kaip vieną užsakymą, juk 10 verslų po 10 KDV yra lygu 100 KDV.
